Waarom change management? Kan change management een verschil maken voor mijn project, mijn programma, mijn organisatie? Biedt change management een meerwaarde voor het succesvol veranderen van organisaties en hun mensen? En als dat zo is, waar zit die meerwaarde dan precies?

Change management, wat bedoelen we eigenlijk?

Samengevat omschrijven we change management als de vaardigheid om een geheel van kennis, inzichten en tools in te zetten bij het realiseren van verandering zodat deze effectief en efficiënt verloopt. Een bredere toelichting en antwoord op de vraag “Wat is change management?” gaven we reeds in een eerder artikel.

Het inzetten van die kennis, inzichten en tools moet ervoor zorgen dat de nood tot aanpassing van denken en of gedrag van medewerkers, vlotter (efficiënter) en met het beoogde resultaat als gevolg (effectiever) verloopt.

Waar zit het probleem? Wat als ik niets doe?

Wanneer we de vraag over het nut, de zin, de waarde van change management willen beantwoorden moeten we gerust kritisch durven zijn en ons afvragen welk probleem we eigenlijk willen oplossen. Met andere woorden: waarom zou ik change management nodig hebben? Welk probleem wordt er precies opgelost? Per slot van rekening is onze organisatie continu in verandering, wat gebeurt er als ik verandering niet op een (pro)actieve manier ga begeleiden?
Mc Kinsey deed onderzoek naar de verschillen tussen projecten met en zonder onderbouwde change management aanpak en stelde vast dat de return van projecten met een change management aanpak 143% was versus 35 % voor projecten waar change management geen deel uitmaakte van de aanpak.
Heel concreet betekent dit dat elke geïnvesteerde euro, 43 cent oplevert wanneer we change management meenemen in de aanpak. In het andere geval verliezen we voor elke geïnvesteerde euro 65 cent.
Ondermeer een gebrek aan management steun en weerstand bij medewerkers omwille van onduidelijkheid werden als oorzaken aangeduid voor falende projecten.
Mc Kinsey staat niet alleen in deze onderzoeksresultaten. Ook andere onderzoekers en consultancy spelers wijzen op de belabberde succes ratio van projecten wanneer geen (onvoldoende) aandacht wordt besteedt aan change management.
Dus het antwoord op de vraag: “Welk probleem wordt door change management opgelost?” , is eenvoudig.
Change management verhoogt de slaagkansen van projecten die verandering met zich meebrengen en vermijdt of vermindert zo de kosten die gepaard gaan met te laat, onvolledig of niet opgeleverde projecten.
Change management heeft met andere woorden een directe impact.

Er is ook een indirecte impact (collateral damage)

Wanneer projecten mislukken dan is de impact duidelijk en in de meeste gevallen netjes te becijferen. Maar een gebrek aan, of gebrekkig, change management resulteert ook in een aantal indirecte kosten.

Competentie en kennis verlies

Organisaties die onvoldoende succesvol zijn in de projecten die ze ondernemen verliezen mensen, vaak de beste mensen eerst. Die sterke medewerkers willen vooruit, zij willen evolutie en resultaat zien. Vaak vertrekt samen met hen een pak kennis. Mensen vervangen en kennis terug opbouwen kost tijd en geld.

Koffiecorner euro’s

Wanneer organisaties er niet in slagen duidelijk te zijn over de drijfveren, aanpak, impact, verantwoordelijkheden, … van de verandering dan gaat er heel wat energie en tijd verloren in wandelgangen en koffiecorners. Het is niet zo eenvoudig te becijferen, maar misschien volstaat het jezelf eens terug in een situatie te plaatsen waar je geconfronteerd werd met een verandering waarvan je het gevoel had dat het niet liep zoals het hoorde. Hoeveel tijd was jij bezig met discussies over zin en onzin, met misschien verwoede pogingen om dingen toch duidelijk te krijgen, met goed bedoelde initiatieven die achteraf op foute aannames bleken te berusten en dus verloren energie, ….

De tol van de druk

Verandering komt vaak met een bepaalde hoeveelheid stress. Voor de één perfect beheersbaar, voor de ander een fatale druk op het systeem. Wanneer de druk teveel wordt vallen medewerkers uit (ziekte/burnout/…). Ook deze impact komt met een kost voor de organisatie.
In tegenstelling tot de koffiecorner euro’s is de ‘uitval-parameter’ en de gerelateerde kost een stuk makkelijker te monitoren. Deze kan iets vertellen over de manier waarop de verandering wordt aangestuurd.

Change management is niet alleen de taak van de change manager of de project managers

Volstaat het dan om ervoor te zorgen dat er duidelijke communicatie plannen zijn, er wordt gecommuniceerd over de context en het waarom van verandering, er een feedback loop is ingebouwd, medewerkers de kans krijgen om plannen mee vorm te geven, …?
Het is absoluut een stevige stap vooruit, maar dat is niet het hele verhaal. Het change management dat we voor ogen hebben en dat moet leiden tot vlottere adaptatie en hogere succes ratio’s van projecten, laat zich niet alleen in projectmanagement routines vangen. Het is dan ook niet de exclusieve verantwoordelijkheid van hij of zij die het project/programma/verandering leidt.
De change management competentie zou in de rugzak van elke medewerker met een leidinggevende rol moeten zitten.

En wat moet er dan precies in de rugzak van onze leiders?

Naast een aantal meer klassieke leiderschapsvaardigheden is ook kennis over het menselijk gedrag, motivatie en een aantal psychologische wetmatigheden een must have voor een sterke veranderleider. Lees ook zeker eens ons artikel over de cruciale rollen van een change manager.