HR als architect voor een solide change management aanpak: 3 kernelementen

In steeds meer organisaties speelt de HR-manager een cruciale rol om ervoor te zorgen dat veranderingen met een impact op medewerkers succesvol zijn. De rol van HR in organisatorische veranderingstrajecten is divers en essentieel voor het succes van de veranderingen. Door strategische begeleiding, ondersteuning van managers en medewerkers, duidelijke communicatie, training en opleiding, en continue analyse en advies, draagt HR bij aan een soepel en effectief veranderingsproces.

Maar hoe begin je hier aan? Dit artikel biedt een praktisch houvast voor HR-managers die een gestructureerde aanpak van verandermanagement willen binnenbrengen in hun organisatie. We belichten drie hoofdthema’s: vastleggen van de verandermethode, definiëren van de ondersteunende rol van HR en de monitoringfunctie binnen de organisatie.

Bepaal de verandermethode voor jouw organisatie

Een gestructureerde aanpak met voldoende aandacht voor het menselijke aspect van verandering is essentieel voor effectief verandermanagement. Als HR-manager ben je goed geplaatst om samen met het lijnmanagement die “standaardaanpak” of methodiek van verandering op organisatieniveau vorm te geven. Maar welke methode kies je, want er is niet één waarheid. Hier zijn drie tips om je keuze te ondersteunen:

Kritische evaluatie van de opties

Maak jezelf vertrouwd met meerdere verandermodellen (zoals b.v. Lewin’s Unfreeze-Change-Refreeze en Kotter’s Acht Stappen Proces). Elk model heeft zijn eigen accenten, sterktes en zwaktes en een goede combinatie van meerdere elementen en zienswijzen is vaak verrijkend.
Zelf vertaalden we verschillende theoretische kaders, gecombineerd met onze uitgebreide ervaring in het (bege)leiden van veranderingen naar een change leadership framework klaar voor praktisch gebruik.

Begrijp je organisatiecultuur en de gerelateerde noden

Het is erg belangrijk om rekening te houden met de cultuur van je organisatie wanneer je een veranderaanpak bepaalt. Indien je dit onvoldoende doet, zal dit de kansen op succes substantieel verminderen. Vragen waar je aan kan denken zijn: Worden beslissingen eerder hiërarchisch genomen of wordt ruime inspraak gehonoreerd? Staan we voor sterke organisatorische processen, of vinden we creativiteit en ondernemerschap belangrijker? Wat is het maturiteitsniveau van de leidinggevenden? Hoeveel ervaring hebben zij met het realiseren van veranderingen? Het antwoord op dergelijke vragen helpt bij het vastleggen van jullie veranderaanpak.

Betrek het leiderschap

Werk samen met het leiderschap om een formele change management aanpak op te stellen. Zij moeten de aanpak immers naar de praktijk vertalen.

Definiëren van de ondersteunende rol van HR

HR kan bij veel change management aspecten een ondersteunende rol invullen. De concrete invulling zal afhankelijk zijn van de organisatiecultuur, leiderschapsmaturiteit, beschikbare capaciteit,…. Hier zijn enkele voorbeelden van wat die rol concreet kan omvatten:

Heldere Communicatie:

• • Ondersteunen bij het bouwen van een heldere verhaallijn die o.a. de redenen voor verandering, de impact op werknemers en de voordelen duidelijk maakt.
  • Trainen van managers in effectieve communicatietechnieken en inrichten van feedbackmechanismen..

Trainingsprogramma’s op maat:

• • Ontwerpen en leveren van trainingsprogramma’s die werknemers in staat stellen om met nieuwe manieren van werken en denken om te gaan.

Groeimindset bevorderen:

• • Organiseren van workshops of andere middelen die veerkracht en aanpassingsvermogen bevorderen.
  • Aanmoedigen van werknemers om verandering als een kans voor groei te zien.

Ondersteuningssystemen opzetten:

• • Creëren van kanalen voor werknemers om hun zorgen te uiten en feedback te geven.
  • Opzetten van mentorschap initiatieven om steun te bieden tijdens de verandering.

Betrokkenheid stimuleren:

• • Werknemers betrekken bij het veranderingsproces door het faciliteren van workshops of feedbacksessies om input te verzamelen en een gevoel van eigenaarschap te stimuleren.

Weerstand aanpakken:

• • Aanbieden van training over het begrijpen en beheersen van emotionele reacties.
  • Samenwerken met managers om de hoofdoorzaken van weerstand te identificeren en hoe hiermee om te gaan.

Erkenningssystemen implementeren:

• • Ontwerpen en implementeren van erkennings- en beloningsprogramma’s die de inspanningen en bijdragen van werknemers tijdens het veranderingsproces erkennen.

De monitoringfunctie binnen de organisatie

Vaak wordt de impact op de medewerkers te weinig gemonitord tijdens een veranderingstraject. Als HR heb je een uitgelezen positie om hier aandacht voor te vragen.

HR heeft een cruciale rol om ervoor te zorgen dat veranderingen duurzaam zijn. Duurzaamheid vanuit een HR-perspectief betekent dat de doelstellingen van de organisatie en het welzijn van medewerkers in een context van verandering in goed evenwicht zijn. Concreet is het nuttig na te denken over:

• • Continue monitoring en evaluatie: Implementeer mechanismen om continu de impact van de verandering op werknemers te monitoren. Je kan hierbij denken aan enquêtes, focusgroepen en prestatiegegevens om de effectiviteit van de veranderingsinitiatieven te beoordelen. Ga hier zeker niet in overdrijven, anders loop je het risico dat medewerkers ‘enquête-moe’ worden.
  • Feedbacklussen faciliteren: Creëer en onderhoud open feedbackkanalen om doorlopend input van medewerkers en managers te verzamelen. Zorg ervoor dat deze feedback wordt gebruikt om de nodige aanpassingen en verbeteringen aan te brengen. Indien je dit niet doet, zullen de feedbacklussen snel ‘opdrogen’.
  • Veranderingsflexibiliteit verankeren: Werk aan het verankeren van een cultuur van voortdurende verbetering en het verhogen van het aanpassingsvermogen in de organisatie. Op deze manier voelt niet elke verandering als een revolutie, maar creëer je een gevoel van evolutie.

Conclusie

De rol van HR in het succesvol begeleiden van veranderingen binnen een organisatie is onmiskenbaar. Door een gestructureerde aanpak te hanteren, waarbij de verandermethode vastgelegd wordt, de ondersteunende rol van HR duidelijk gedefinieerd is en een continue monitoringfunctie wordt ingebouwd, kan HR een solide fundament leggen voor effectief verandermanagement. Deze drie kernelementen vormen samen een krachtig raamwerk dat organisaties helpt om veranderingen duurzaam en succesvol te implementeren, terwijl ze rekening houden met de behoeften en het welzijn van hun medewerkers.