AI integreren, proces- en menswerk

TL/DR

AI is indrukwekkend op je eigen pc, maar betrouwbaar inbouwen in organisatieprocessen is een ander verhaal. Processen herdenken raakt aan gewoontes, eigenaarschap en identiteit, en daardoor blijven veel trajecten steken in een eindeloze AS IS analyse. Wij werken met een AS IS op hoofdlijnen (80/20), duiden samen met het team de hotspots aan en bouwen van daaruit de TO BE. Daarbij gebruiken we een eenvoudige BPMN-subset die ook niet-technici begrijpen. Nieuw is een AI-skill die medewerkers in een laagdrempelig gesprek over hun huidige proces bevraagt. Het resultaat is een .bpmn-diagram dat als startpunt voor de workshop dient.

Voorbij de WAAAW

Twee jaar terug konden we ons onmogelijk inbeelden wat de mogelijkheden van AI systemen vandaag zouden zijn. De modellen en tools eromheen evolueren met een rotvaart. Zeker wanneer je in de bubbel van je eigen pc de mogelijkheden ervaart kun je moeilijk niet onder de indruk zijn.

Het betrouwbaar integreren van AI capabilities in organisatieprocessen is echter een uitdaging van een andere orde met heel wat meer parameters om rekening mee te houden.

Durven in vraag stellen

Een robuste implementatie van AI mogelijkheden in bestaande processen vereist vaak dat deze in vraag gesteld en/of waar nodig herontworpen worden. Wie processen zegt zegt ook gewoontes (“we doen dat hier al altijd zo”), zegt ook eigenaarschap (“ik ben verantwoordelijk voor…”), zegt ook identiteit (“dat is mijn expertise, daar ben ik sterk in”), …

Die mensfactor verhoogt de drempel om aan bestaande manieren van werken te tornen. Het in kaart brengen van de bestaande situatie (AS IS) wordt dikwijls gezien als een haalbare eerste stap maar is helaas ook soms het eindstation van de oefening. AS IS-workshops lopen het risico te verzanden in lange lijstjes van uitzonderingen op het standaard proces. Voor diegene die een zicht heeft op die vele ins en outs is dat dikwijls ook een deel van haar/zijn professionele identiteit. Daar afstand van nemen is niet eenvoudig.

Waar zit de winst?

Wanneer wij als neutrale partij organisaties helpen bij het opnemen van die dubbele uitdaging: proces en mens, zoeken we steeds naar een AS IS-beeld op hoofdlijnen (80/20). Daarna nemen we het team mee om samen de hotspots aan te duiden: de processtappen die het meeste tijd, geld of frustratie kosten. Vanuit die hotspots bouwen we de TO BE. (ontdek hier meer)

Vereenvoudigen

In een complexe (inhoudelijk en menselijk) oefening mag de methodiek niet zorgen voor extra complexiteit. Zelf zijn we fan van BPMN om complexe processen inzichtelijk te maken, ook voor niet technische gebruikers. We selecteren een subset uit de standaard die in lekentaal best begrijpbaar is en zorgen zo voor een gedeeld beeld en begrip om rond te werken.

De essentie ervan vind je terug in onze whitepaper.

ontdek onze BPMN set

AI als assistent voor het voorbereidend werk

Voor sommige gebruikers/organisaties kan AI ook bij het voorbereidend werk (AS IS bevragen) nuttig ingezet worden. Wij bouwden een skill die de gebruiker interviewt over het huidige proces. De uitkomst is een BPMN diagram in .bpmn file formaat dat door verschillende modelleertools gelezen kan worden.

De voordelen:

  • de gebruiker hoeft geen BPMN te kennen
  • de chat aanpak is niet bedreigend of oordelend
  • het resultaat is een startpunt dat tijdens een workshop gebruikt kan worden.
download de skill

Wil je graag met ons sparren over hoe je die proces optimalisatie in jouw organisatie het beste aanpakt, laat dan van je horen.

Neem contact op