Processen harmoniseren, richting één gedragen werkwijze
Wanneer organisaties de (historische) gegroeide verschillen in werkwijzen en processen willen harmoniseren dan hangt succes van meer af dan alleen de implementatie van een nieuwe tool of platform. Hoe begin je aan dergelijke uitdaging?
Processen harmoniseren, richting één gedragen werkwijze
Wanneer organisaties de (historische) gegroeide verschillen in werkwijzen en processen willen harmoniseren dan hangt succes van meer af dan alleen de implementatie van een nieuwe tool of platform. Hoe begin je aan dergelijke uitdaging?
De uitdaging
Organisaties groeien, fuseren of nemen andere organisaties over. Vaak om daarna als groep sterker te worden. Maar, meestal heeft elke entiteit haar eigen processen, tools en gewoontes. Die processen staan zelden op papier. Ze zitten in de hoofden van mensen en zijn verweven met hun identiteit: “zo doen wij dat hier”.
Ook als een organisatie niet substantieel veranderd is door overnames of fusies, gebeurt het dat afdelingen het lastig hebben om met oog voor een breder belang, processen en manieren van werken op elkaar af te stemmen.
Die realiteit bestaat in heel wat contexten: productievestigingen die elk op hun manier werken, customer service teams die voor verschillende productlines een verschillend klantenproces hanteren, vroegere concurrenten die na een overname plots moeten samenwerken.
Bijna altijd gaat het naast een technische uitdaging ook om een ‘mens’ uitdaging. De uitdaging om vertrouwen te bouwen tussen teams en afdelingen en de ruimte te creëren om dat gedeeld proces vorm te geven en te implementeren.
Vragen die ons gesteld worden
- We willen naar één werkwijze over landen of vestigingen heen, maar waar begin je als processen nauwelijks gedocumenteerd zijn?
- Hoe vermijden we dat de grootste entiteit haar manier van werken gewoon oplegt aan de rest en we misschien niet de beste oplossing kiezen?
- We staan op het punt een nieuwe tool te kiezen. Moeten we eerst onze processen op orde brengen?
- Hoe houden we het pragmatisch, zonder alles tot op de komma uit te tekenen?
- Waar zitten de echte efficiëntiewinsten, en waar kunnen AI en automatisering het verschil maken?
- Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de nieuwe manier van werken door iedereen gedragen wordt, dat er niet wordt gesproken in termen van winnaars en verliezers?
Hoe gaan we te werk?
Sangoo bouwde doorheen de jaren heel wat expertise op in het harmoniseren van processen, rekening houdend met die menselijke factor. We starten bij de mensen die het project moeten dragen. In korte intakes met sponsors en projectleden brengen we in kaart wat er al bestaat, hoe sterk de leiding op één lijn zit en hoe de verschillende teams in het verhaal staan. Zo weten we snel waar de echte verschillen zitten, en waar ze kleiner zijn dan iedereen denkt.
Doorheen het hele traject houden we drie vragen scherp:
- Wat kunnen we hergebruiken van wat vandaag al goed werkt?
- Wat moet fundamenteel anders?
- Waar zitten de concrete besparingen en efficiëntiewinsten?
Als neutrale partij tekenen we eerst een AS IS-beeld op hoofdlijnen (80/20). Daarop volgen workshops waarin de teams samen de hotspots aanduiden: de processtappen die het meeste tijd, geld of frustratie kosten. Vanuit die hotspots bouwen ze samen de TO BE.
Voor het uittekenen gebruiken we een vereenvoudigde, niet-technische vorm van BPMN, zodat iedereen kan meelezen en meedenken. Vaak zien teams daar voor het eerst hoe dicht hun werelden eigenlijk bij elkaar liggen.
Daarna werken we iteratief, hotspot per hotspot, in korte cycli met een duidelijk beslismoment na elke stap. Elke cyclus levert iets tastbaars op: een gedragen procesontwerp en een eerste zicht op de winst. Als bijproduct ontstaan de functionele vereisten voor de toolkeuze. We nemen ook de projectleiding op: we plannen, volgen op, rapporteren en escaleren alleen wat echt nodig is. Zo blijft het project bewegen en levert het een duurzaam resultaat op.
Onze expertise en ondersteuning omvat onder andere:
- Een transformatieproject leiden en coördineren over teams, landen en workstreams heen
- Bestaande processen efficiënt op hoofdlijnen in kaart brengen, ook als er weinig documentatie is
- Workshops faciliteren waarin teams samen hotspots aanduiden en een gedeelde TO BE bouwen
- Processen uittekenen in een begrijpelijke, niet-technische vorm van BPMN
- De brug slaan tussen procesontwerp en tool- of ERP-selectie
- Stakeholders betrekken en communicatie uitwerken, ook naar teams die minder centraal staan
We bepalen graag samen met jullie waar onze inzet het verschil maakt.