“Vanaf volgende week zullen de organisatie en onze manier van werken er anders uitzien…” 

Een dergelijke boodschap kan hard aankomen wanneer onvoldoende aandacht wordt besteed aan een goede communicatie. Het zorgt ervoor dat het omgaan met verandering voor veel mensen reeds vanaf de start moeilijk wordt.

Maar hoe doe je dat goed communiceren wanneer je weet dat mensen je verandering als erg ingrijpend zullen ervaren?

Wat weten we over omgaan met ingrijpende veranderingen?

De sociale psychologie onderzoekt al langer de elementen en mechanismen die inzicht geven in hoe we met ingrijpende gebeurtenissen omgaan.

Een bekend mechanisme dat zorgt voor die veerkracht is het zoeken naar betekenis (betekenisgeving).

Concreet betekent dit twee dingen. Ten eerste gaan mensen op zoek naar een breder kader dat hen helpt om de dingen te begrijpen.

Ten tweede, zoeken mensen ook naar de positieve gevolgen die kunnen voortvloeien uit de gebeurtenis, en dat zorgt mee voor acceptatie en veerkracht.

Wat kan je hier nu concreet mee in de context van verandering?

Als leider van verandering kan je hier rekening mee houden in je communicatie.

Ten eerste is het delen van informatie cruciaal om betekenisgeving te ondersteunen. Door duidelijk te maken WAAROM we deze verandering doen, hoe deze verandering past in het breder plaatje waar wij als organisatie naar toe aan het werken zijn, hoe we de toekomst zien voor de medewerkers, … creëer je dat breder kader waardoor mensen de verandering beter kunnen begrijpen. Ze kunnen hierop (dat breder kader) terugvallen om betekenis te geven aan wat er verandert en wat de mogelijke impact daarvan is.

Ten tweede kan je in je communicatie ook mogelijke positieve gevolgen duidelijk maken en benoemen, zelfs al lijkt de verandering op het eerste zicht een negatieve impact te hebben.

Door duidelijk te maken waar het mogelijk voordeel voor je medewerkers zit (bv. Onze nieuwe manier van werken zal het makkelijker maken om prioriteiten te stellen, waardoor we minder stress zullen ervaren in ons dagelijks werk) help je hen om ook de positieve kant van de verandering te zien. 

Denk er zeker ook aan om je communicatiegebruik aan te passen aan je publiek, zodat de kern van je boodschap zo toegankelijk mogelijk is.

Uitleggen waarom we veranderen in een taal die aansluit bij de ontvanger helpt niet alleen om de onzekerheid te verminderen, maar helpt ook om de voordelen te zien en op een actieve manier invulling te geven aan hun rol in het groter geheel. Zo verlaagt de drempel om actief bij te dragen aan de realisatie.

 Conclusie

 Communicatie speelt een cruciale rol in het verhogen van de veranderbereidheid. Antwoord geven op de vragen waarom moeten we veranderen, wat de context is waarin we ons bevinden, hoe we als organisatie willen omgaan met verandering, wat de gevolgen zijn als we niets doen, wat de voordelen zijn van veranderen,…, zijn stuk voor stuk elementen die bijdragen aan de creatie van een breder kader. Dat kader helpt leden van de organisatie om mee te denken en de realisatie van de verandering mee vorm te geven.