Co-creatie als power tool om je change management planning vorm te geven

Co-creatie als power tool om je change management planning vorm te geven

“Heb je al eens gehoord over co-creatie?” Het was de start van een interessant gesprek met een vriend. Hij vertelde me dat de organisatie waar hij werkt, gestart was met het betrekken van de klant in het creatie proces van nieuwe producten. Hij vond het idee maar niets, volgens hem bestond er een reëel risico dat de belangrijkste klanten te veel zeggenschap zouden krijgen, ten nadele van andere klanten en/of andere afdelingen.
Ik vertelde hem over mijn ervaringen met co-creatie technieken en hoe we die inzetten om teams met verschillende invalshoeken en belangen gezamenlijk aan een change management planning te laten bouwen.
Ik legde hem uit dat co-creatie technieken uiterst krachtig zijn om te komen tot een resultaat dat door alle partijen gedragen wordt. Hij bekeek me met een blik van onbegrip en zei: “Het gaat over samenwerken, toch? Hoe moeilijk kan dat zijn? Dat is geen rocket science! ”
Inderdaad, het is geen rocket science. Maar vaak zijn het deze ‘voor de hand liggende dingen’ die in de praktijk het meeste moeite kosten. Soms luisteren mensen niet (of onvoldoende) naar elkaar. De verschillen tussen afdelingen, teams, management en medewerkers,… lijken onoverbrugbaar en leiden tot communicatiestoornissen. De belangen van de verschillende partijen lijken nog moeilijk verzoenbaar.
Nochtans kan het wel. Een co-creatie proces (en het gebruik van co-creatie technieken) is daarbij van grote waarde.
Laten we even een parallel trekken met het maken van mayonaise. Een proces waarbij het eindresultaat (de mayonaise) meer is dan de som van de delen (de ingrediënten). Bij co-creatie is het net hetzelfde, de uitkomst is meer dan de som van de delen.

De eierdooiers staan voor DE KENNIS in de co-creatie mix: de ideeën, de expertise, de verschillende invalshoeken om een uitdaging te benaderen,…
De kruiden (azijn, zout, mosterd,…) representeren DE MENSEN die worden betrokken. Elke deelnemer aan het proces met zijn of haar persoonlijkheid. Sommigen met een duidelijke mening, anderen minder spraakzaam,…. Zij kruiden de uitkomst.
De olie staat voor HET VERTROUWEN in de co-creatie mix. Vertrouwen dat ervoor zorgt dat ik me voldoende zeker voel om mezelf in een kwetsbare positie te brengen, dat ik durf voor mijn mening uit te komen, dat ik bereid ben om voor de middenweg te gaan? Vertrouwen in de andere om met open geest naar zijn of haar mening te luisteren.
Wanneer mensen moeten samenwerken wringt het schoentje vaak bij het VERTROUWEN. Wanneer de olie op is voor mijn mayonaise kan ik snel naar de supermarkt om een fles te kopen. Helaas wordt vertrouwen niet in flessen verkocht. Het goede nieuws is wel dat, je aan vertrouwen kan bouwen wanneer MENSEN en KENNIS samen worden gebracht.

Hoe doe je dat?

Wanneer je tijdens het co-creatie proces de volgende 4 stappen volgt, dan wordt vertrouwen en inzicht in elkaars uitdagingen automatisch opgebouwd. Of het nu gaat om het definiëren van een team overschrijdende project scope, het opstellen van een change management planning of om teams nieuwe productideeën te laten bedenken, deze 4 stappen ondersteunen steeds het co-creatieproces.

Stap 1 Ideeën verzamelen
Elke deelnemer aan het co-creatieproces schrijft individueel een aantal ideeën op.
Tijdens deze eerste stap zet je elke betrokken partij in het proces aan tot het bedenken van ideeën. Het is de meeste creatieve stap van het proces. Alle ideeën zijn relevant, of ze nu van de CEO komen of van een arbeider, of ze nu van team A of team B komen, of ze komen van een nieuwe medewerker of van een oude rot in het vak. Iedereen heeft een gelijkwaardige stem!

Stap 2 Clustering
Nu brengen we alle deelnemers (fysiek) bij elkaar (het liefst voor een whiteboard) en doorlopen we samen één voor één de volledige stapel ideeën. Door de ideeën te bespreken en te luisteren naar aanpassingen en verrijkingen ontdekken we samen gemeenschappelijke noemers tussen de verschillende ideeën, de ideeënclusters. Een eerste stap naar wederzijds begrip is gezet. Voor sommige deelnemers is het een ontdekking om te zien dat zij niet de enige zijn met een bepaald idee, maar dat anderen (ook van andere afdelingen) hetzelfde of een gelijkaardig idee hebben.
Door inzicht te krijgen in elkaars ideeën en deze te groeperen in clusters, vergroot het gezamenlijk inzicht in de onderliggende drijfveren (waarom moeten we sommige dingen doen?), beperkingen (waarom kunnen we dit nu niet doen?), uitdagingen die voor ons liggen, twijfels, ervaringen uit het verleden,….

Stap 3 Prioriteiten bepalen
Nu de clusters bepaald zijn, hebben we een vrij duidelijke kijk op de verschillende ideeën die op tafel liggen. Het is tijd om de prioriteiten te bepalen. Elke deelnemer bepaalt apart zijn/haar prioriteiten. Het is in deze stap belangrijk om ervoor te zorgen dat elke deelnemer evenveel gewicht heeft in de discussie. Om de invloed van de spraakzame deelnemers te beperken, wordt een stille stemtechniek gebruikt. Het stelt iedereen in staat om zijn of haar stem uit te brengen op de ideeën die hij of zij als een prioriteit beschouwt.

Stap 4 Een werkinschatting maken
Planning poker technieken zijn heel krachtig om in deze stap te gebruiken. Ze helpen je om quick wins versus clusters (ideeën / initiatieven) met zware werkbelasting bloot te leggen.
De technieken ondersteunen ook een verdere verrijking van de gedeelde prioriteiten. De werklastbespreking verheldert aannames, blokkades,… en ondersteunt als zodanig een realistisch plan voorwaarts.

Conclusie

Met deze 4 stappen evolueren we van een kluwen aan ogenschijnlijk onoverbrugbare verschillen, naar een geprioritiseerd en ondersteund plan. Daarnaast is door de daadwerkelijke samenwerking een vertrouwensbasis opgebouwd.
Dit klinkt misschien magisch – en soms voelt het ook best zo aan – maar er zit geen magie in.
Uiteraard is de facilitatie van het co-creatie proces een belangrijke factor om er voor te zorgen dat er voldoende ‘vertrouwensolie’ in de mix zit.
Maar wat zeker is, wanneer je deze techniek op de goede manier inzet is het een absolute powertool om je change management aanpak en planning op erg korte tijd concreet te maken.
Veel succes!