WERKEN MET VRIJWILLIGERS?

Wanneer we als change management consultant organisaties of leiders ondersteunen bij het realiseren van verandering dan zijn we steeds pleitbezorgers om te werken met vrijwilligers.

Die vrijwilligers, medewerkers uit de verschillende lagen en geledingen van een organisatie, worden dan actief betrokken om bijvoorbeeld de change aanpak concretere invulling te geven.

Het idee om breed de vraag te stellen naar kandidaten die mee willen bouwen wordt soms met wat argwaan ontvangen. Wat als de ‘negatieve’ collega’s zich kandidaat stellen? Wat als er te veel kandidaten zijn, moeten we dan mensen weigeren? Wat als de voorgestelde aanpak mijlen ver af ligt van wat we als leiderschapsteam voor ogen hebben? Riskeren we niet dat er veel gepraat wordt en er geen resultaat volgt?

Werken met vrijwilligers is een zeer krachtige aanpak om ervoor te zorgen dat je een gedragen basis hebt voor je verandering, maar uiteraard zijn er ook wat do’s en don’ts en hangen de slaagkansen en het resultaat af van hoe je de dingen aanpakt.

In dit artikel besteden we in het bijzonder aandacht aan het belang van duidelijk geformuleerde en uitgesproken verwachtingen ten opzichte van die vrijwilligers.

WAT VERWACHT JE VAN VRIJWILLIGERS?

Inderdaad, verwachtingen, want een betrokkenheid als vrijwilliger in de verandering is geen eenrichtingsverkeer.

Misschien kan het idee leven dat de rol als vrijwilliger gelijk staat aan een bevoorrechte toegang tot informatie en verder niets. Maar dat is uiteraard niet het type engagement waarnaar je op zoek bent. Het zitje rond de tafel komt ook met een zekere verantwoordelijkheid.

Om die mogelijke mismatch in verwachtingen te voorkomen is het belangrijk om samen met de oproep voor vrijwilligers een aantal concrete verwachtingen te expliciteren. Wat verwacht je van vrijwilligers in deze rol? Praktisch, wat is de taak waarin je hen wil betrekken, wat is de tijdsbesteding die ervoor nodig is maar ook in termen van mindset en gedrag. Zo expliciteren we in onze praktijk steeds de voorbeeldrol die van een vrijwilliger verwacht wordt. Dat betekent niet dat men het overal mee eens moet zijn en geen kritische vragen mag stellen, maar het betekent wel dat er een plaats en tijd is om de kritische vragen te stellen en dat het niet gewenst is om negativiteit te spuien aan de koffiemachine en/ of andere informele circuits binnen de organisatie.

Ook een mindset van continu verbeteren staat met stip op ons lijstje van expliciete verwachtingen die we delen wanneer we de oproep voor vrijwilligers lanceren. Verandering brengen in manieren van werken, in processen, oude gewoontes, … loopt niet altijd van een leien dakje. Tegenslag en momenten van terugval maken ook deel uit van het traject. Van vrijwilligers vragen we expliciet dat ze die mindset van durven falen en zoeken naar verbetering mee vorm geven en uitdragen.

Natuurlijk zullen vrijwilligers nauw betrokken zijn bij de verandering, ze zullen meer contextinformatie en inzichten meekrijgen dan een aantal van hun collega’s maar die informatietoegang en inspraak maken deel uit van een tweewegsinteractie die deze manier van werken zo krachtig maakt en het is aan hij of zij die het stuurwiel in handen heeft om te bepalen vanaf de start wat die tweewegsinteractie precies inhoudt.

CONCLUSIE

Is het een goed idee om vrijwilligers te betrekken in het concreter uitwerken van je change aanpak? Zeker, maar maak duidelijk wat je van hen verwacht, zodat eenieder die zich kandidaat stelt duidelijk weet wat er van hem/ haar verwacht wordt.

Wil je graag van ideeën wisselen over het betrekken van vrijwilligers?

We luisteren graag naar jouw verhaal!

Interesse in meer inzichten rond werken met vrijwilligers? Kijk dan ook eens naar deze korte video (Engels).