Change management communication, een kwestie van de juiste prioriteit.

Wanneer je 100 leiders vraagt waar goed change management rond draait dan zal “communicatie” ongetwijfeld ergens bovenin het antwoordlijstje staan.

 En inderdaad communicatie is een essentieel element van een effectief change management proces en tegelijk is het een heel breed thema.

Informatiesessies zijn communicatie, posters tegen de muur op kantoor zijn communicatie maar ook de manier waarop een leider aan de koffiemachine spreekt over verandering is communicatie.

 In dit artikel belichten we 1 topic dat leiders van verandering moet helpen om meer effectief te communiceren, het communicatie zwaartepunt.

 Wat is het communicatie zwaartepunt?

 Het communicatie zwaartepunt geeft antwoord op de volgende kernvraag: Wat wil ik bereiken met mijn communicatie. Met andere woorden: Wat moet het resultaat zijn van mijn communicatie ( mijn boodschap) bij de ontvangende partij?

 Het lijkt een eenvoudige vraag, maar de praktijk vertelt ons dat het vaak niet zo heel erg makkelijk is om het zwaartepunt scherp te krijgen.

Dat komt onder andere omdat je als leider van verandering vaak hoge verwachtingen hebt van je communicatiemomenten. Zeker wanneer het om wat formelere communicatie momenten (vb kickoff, kwartaalupdate, …) gaat, zijn de verwachtingen over de impact ervan groot.

Maar wanneer je het communicatie zwaartepunt niet scherp hebt gezet vanaf de start, dan riskeert je communicatie die positieve impact volledig te missen.

 Hoe bepaal je het communicatiezwaartepunt?

Het bepalen van dat zwaartepunt voor je communicatie (boodschap) gebeurt idealiter vóór je de rest van je verhaal vorm geef.

Wij gebruiken vaak het volgende schema om de zoektocht naar het zwaartepunt van communicatie bij verandering te ondersteunen.

Het schema bestaat uit drie assen (informatie, perceptie, actie). Bij elk van die assen hoort een kernvraag om je aan het denken te zetten.

  1.   Informatie: In welke mate heeft je communicatie als doel om te informeren (louter informatie te delen met je doelpubliek)?
  2.   Perceptie: In welke mate heeft je communicatie als doel om de perceptie bij je doelpubliek te veranderen? Wanneer mensen een negatief gevoel hebben over je veranderproject kan het je doel zijn om de mening van je publiek (hun perceptie) te beïnvloeden.
  3.   Actie: In welke maat heeft je communicatie als doel om je publiek tot actie aan te zetten? Wil je dat je publiek iets gaat doen?

Door je antwoord op elk van de drie vragen te plotten op de assen ( de gradatie op de assen gaat van weinig naar veel, van laag naar hoog) krijg je een zicht op het zwaartepunt dat je voor ogen hebt met je change management communicatie.

Het zwaartepunt als startpunt

Dat zwaartepunt is bepalend voor de rest van de boodschap. Het zal mee bepalen hoe je je boodschap brengt, wat je vertelt, waarop je reactie verwacht, de ondersteuning die je aansluitend moet voorzien, ….

Een belangrijke valkuil is te proberen om op alle fronten tegelijk het verschil te maken. Uiteraard kunnen de verschillende deelaspecten in één communicatie verweven worden maar het is een illusie om te denken dat je zonder een duidelijk focus, de verwachte impact kunt bereiken.

Dus wanneer je die volgende communicatie (zij het een email, een informatie sessie, een teammeeting, …) vorm geeft, bouw een moment van reflectie in voor jezelf, om te bepalen waar jij het zwaartepunt wil leggen.